术语表

术语 描述 Source
访问 查找、使用或检索信息的权利、机会或方法. ISO 15489 - 1:2016
 
访问副本 专门用于信息共享和/或保护原件免受损坏或盗窃的记录或档案材料的副本或复制件.  
访问策略 书面声明中, 由存储库管理授权, 这描述了存储库为提供对被访问到存储库中的对象的访问而采取的方法. ISO 16363:2012
 
加入 将文件材料的实物保管转移到档案机构的过程.  
问责制 个人的原则, 组织, 社区对他们的行为负责,可能需要向其他人解释他们的行为. ARMA国际
 
活动记录 经常使用的记录, 不管它们的诞生日期, 适用于当前与组织的行政或职能有关的业务. 这些记录通常保存在办公空间和主要服务器或系统中,就在手边. 也称为当前记录.  
活动 作为功能的一部分由业务实体执行的主要任务(参见:功能). ISO 15489 - 1:2016
 
行政记录 便于组织运作和管理的记录, 但与帮助该机构实现其使命的项目没有直接关系. 大多数组织都是这样. Examples include routine correspondence or interoffice communications; records relating to human resources, 设备和用品, and facilities; reference materials, 常规报告, 工作任务, 预约书, 和电话记录. SAA术语表
 
聚合 成组或系列的累积或收集的记录.  
档案系统 有组织的硬件集合, 软件, 政策, 程序和人, 的维护, 商店, 管理并提供随时间变化的可用记录. ISO 23081 - 2:2009
 
属性 有物体或实体特征的 ISO / IEC 11179 - 3:2003
 
真实性 能被证明是它所声称的那样的记录, 由声称创建或发送它的人创建或发送的, 并在据说的时间被创造或发送. ISO 13008:2012
 
业务分类方案 用于将记录链接到其创建的上下文的工具. ISO 15489 - 1:2016
 
分类 根据逻辑结构约定,系统地识别和/或安排业务活动和/或记录, 方法, 规则和程序. ISO 15489 - 1:2016
 
Content 文档的主题信息 ISO 13008:2012
 
转换 将记录从一种格式更改为另一种格式的过程 ISO 15489 - 1:2016
 
  (记录)将记录从一种格式改为另一种格式,同时保持记录特征的过程 ISO 13008:2012
 
数据清理 为确保数据具有标准化格式而审查和更正数据的过程(注:可能对不完整性进行更正, 不正确的格式, 过时, 重复, 等. 它通常在合并数据集或将数据从一个系统/数据库转换到另一个之前完成. ISO 13008:2012
 
破坏 消除或删除一个记录的过程,不能进行任何可能的重建 ISO 15489 - 1:2016
 
性格 与执行记录保留相关的过程范围, 销毁或转移决定记录在处置当局或其他文书中 ISO 15489 - 1:2016
 
性格的权威 规定授权对特定记录采取的处理措施的文书 ISO 15489 - 1:2016
 
文档 描述操作的文档集合, 指令, 决定, 与给定函数相关的过程和业务规则, 过程或事务. ISO / TR 26122:2008
 
模拟 利用一个数据处理系统来模拟另一个数据处理系统, 使模拟系统接受相同的数据, 执行相同的程序, 并取得了与模拟系统相同的结果. ISO 13008:2012
 
加密 (可逆的)数据转换由一个密码算法产生密文,i.e. 隐藏数据的信息Content ISO 13008:2012
 
证据 交易文件. ISO 30300:2011
 
文件格式 对文件类型进行编码,可以在一致的格式中呈现或解释, 期望的和有意义的方式,通过一个特定的软件或硬件的干预,已被设计来处理该格式. ISO 13008:2012
 
函数 为实现企业实体的战略目标而履行主要职责的一组活动 ISO 15489 - 1:2016
 
功能分析 将为实现某一特定目标而进行的所有过程组合在一起, 战略, 组织的目标, 它揭示了函数之间的关系, 对管理记录有影响的过程和事务. ISO / TR 26122:2008
 
完整性 完整和不变的性质 ISO 13008:2012
 
元数据 (记录)描述上下文的数据, Content, 以及记录的结构和它们的管理. ISO 15489 - 1:2016
 
元数据记录 结构化或半结构化信息, 这使得创建, 管理, 以及在不同时期、不同域内和不同域之间使用记录. ISO 23081 - 2:2009
 
迁移 在不改变格式的情况下,将记录从一种硬件或软件配置移到另一种硬件或软件配置的过程. ISO 30300:2011
 
实践 为执行程序而采取的行动. 实践是通过日志或其他记录已完成操作的证据来度量的. ISO 16363:2012
 
保存 确保真实记录在技术上和智力上经久不衰的过程和操作. ISO 13008:2012
 
保护实施方案 一份书面声明中, 由存储库管理人员授权的, 描述存储库将提供的服务,用于根据保存策略保存存储库中访问的对象. ISO 16363:2012
 
保存元数据 支持生存能力的元数据, renderability, 可理解性, 数字对象在保存环境中的真实性和身份. ISO 13008:2012
PREMIS数据字典保存元数据,v.2.0, 2008年3月
 
保护政策 书面声明中, 由存储库管理授权, 这描述了存储库为保存被访问到存储库中的对象而采取的方法. 保护政策与保护战略计划一致. ISO 16363:2012
 
保护战略计划 一份书面声明中, 由存储库管理人员授权的, 其中阐明了储存库实现与保存有关的这部分任务的目的和目标. 保存策略计划可包括长期和短期计划. ISO 16363:2012
 
过程 为完成一项服务或达到某一特定状态或条件而需要采取的行动的书面陈述. 程序规定如何履行有关的保存实施计划的各个方面. ISO 16363:2012
 
记录(年代) 信息创建, 一个组织或个人作为证据和资产接收并保存的, 在追求法律义务或商业交易中. ISO 15489 - 1:2016
 
记录管理 负责对管理领域的创新进行有效和系统的控制, 收据, 维护, 记录的使用和处理, 包括用于以记录的形式捕获和维护关于业务活动和事务的信息证据的流程. ISO 15489 - 1:2016
 
记录系统 获取、管理和提供对一段时间内记录的访问的信息系统. (注:记录系统可以由技术元素组成,比如软件, 它可能是专门为管理记录或某些其他业务目的而设计的, 以及包括政策在内的非技术因素, 程序, 人和其他代理人, 和分配责任. ISO 15489 - 1:2016
 
可靠性 对事务和活动表示的完整性和准确性的度量, 或者他们证明的事实 ISO 13008:2012
 
复制 数字迁移,其中包装信息没有变化, Content信息, 以及保存描述信息. (注:用于表示这些信息对象的位在传输到相同或新媒体实例时被保留). ISO 13008:2012
 
模式 显示元数据元素之间关系的逻辑计划, 通常通过建立使用和管理元数据的规则,特别是关于语义的规则, 值的语法和可选性(义务级别). ISO 15489 - 1:2016
 
事务 由两个或多个参与者或系统之间的交换组成的工作过程的最小单元. ISO / TR 26122:2008
 
可用性 (记录)能够被定位、检索、呈现和解释的属性. ISO 13008:2012
 
验证 确认, 通过提供客观证据, 满足特定预期用途或应用程序的要求. ISO 13008:2012